Människor kan välja en tid, vilket är fint.
Ändå mejlar de och frågar vilken tjänst de ska boka, om de kan betala senare, var ni ska ses och vad de ska förbereda.
Du kopierar fortfarande svaren till ett annat system. Du skickar samma välkomsthälsning. Två dagar före mötet upptäcker du en obetald bokning och undrar hur vänlig en tredje påminnelse egentligen kan låta.
Bokningssystemet fungerar. Så varför känns det inte som att du har sparat någon tid?
För att kalendern sköter tiden. Det mesta av arbetet finns runt omkring.
Titta på vad som händer före kalendern
Om människor ofta väljer fel sorts tid kan problemet börja på hemsidan.
Kanske låter två tjänster nästan likadant. Kanske kommer bokningsknappen innan besökaren har fått tillräckligt med information. Kanske visar plattformen alla tänkbara val samtidigt, även dem som inte är för nya kunder.
En kort tjänsteguide, några välplacerade frågor eller ett enkelt vägledningsverktyg kan hjälpa personen att tryggt hitta rätt kalender.
Det hjälper mer än ännu ett stycke ovanför bokningsrutan där du ber människor att ”läsa noga”. De behöver ingen tillsägelse. De behöver ett enklare beslut.
Betalningen är en del av bokningen
Om tiden inte är säkrad förrän betalningen kommit in hör betalningen hemma i samma flöde.
Systemet kan ta en handpenning, erbjuda godkända betalningsalternativ, skapa kvittot och skicka påminnelser innan det obekväma hamnar hos dig.
Det kan också förklara avbokningsvillkoren innan personen bekräftar, i stället för att introducera dem i ett strängt mejl efteråt.
Det skyddar din tid utan att få kunden att känna sig misstänkliggjord.
Formuläret inför mötet ska veta vem kunden är
Ingen tycker om att skriva samma namn, mejladress och bokningsuppgifter på tre olika ställen.
När hemsida, kalender, formulär och kundsystem är sammankopplade kan informationen följa med personen. Formuläret kan bara fråga efter sådant som gäller den valda tjänsten. Svaren kan hamna på rätt kundkort automatiskt. Du kan få en tydlig sammanställning i stället för att öppna flera flikar fem minuter före mötet.
Vid känsligt arbete ska du bara samla in det du faktiskt behöver och vara tydlig med vart uppgifterna går. Smartare betyder inte att samla in allt bara för att formuläret tillåter det.
En varm påminnelse är fortfarande en påminnelse
Automatiska meddelanden behöver inte låta automatiska.
”Din bokning börjar om 24 timmar” gör jobbet. ”En liten påminnelse om att vi ses i morgon klockan 10. Här är länken och det du behöver ha med dig” gör jobbet och bevarar relationen.
Orden spelar roll, men även tidpunkten. En användbar påminnelse är omsorg. Fem påminnelser via mejl och sms kan kännas som att bli jagad av en väldigt välorganiserad hushållsapparat.
Se vad du fortfarande gör efteråt
Efter mötet, brukar du:
Skicka en inspelning? Göra en faktura? Dela material? Be om återkoppling? Bjuda in till en ny bokning? Uppdatera en anteckning? Ge tillgång till nästa lektion?
Det är också en del av bokningen, åtminstone sett från din arbetsdag.
Vissa delar kan ske automatiskt. Andra kan förberedas automatiskt och skickas efter ditt godkännande. Några ska fortsätta vara helt personliga.
Koppla ihop det du har innan du köper nytt
Det är lockande att lösa administrationen genom att byta bokningsplattform. Ibland är det rätt. Ofta klarar det befintliga verktyget uppgiften utmärkt men är bara inte anslutet till resten av verksamheten.
Kartlägg hela vägen innan du byter. Hitta de återkommande överlämningarna. Kontrollera vad verktygen redan kan dela. Ändra sedan det minsta som tar bort en verklig börda.
Du behöver kanske inget nytt bokningssystem. Det du har kanske bara behöver prata ordentligt med hemsidan, betalningen, formulären och mejlen.